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GIS zukunftsfähig einführen | eine Praxisanleitung

Kommunikations- und Arbeitsabläufe bei raumbezogenen Aufgaben und Verwaltungsprozessen sind komplex und vernetzt. Der Erfahrung nach gibt es ein gewaltiges Potenzial an Verbesserungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten. Für mehr Effizienz benötigen motivierte Nutzer ein zukunftsfähiges Geoinformationssystem für einen barrierefreien Informations- und Bearbeitungsverbund.

Was sollten Sie bei Auswahl und Einführung beachten?

9 Denkanstöße | Was Sie bei Auswahl & Einführung eines GIS beachten sollten.

1 | Das Problem erkennen: Die historisch gewachsene Vielfalt an Inselprogrammen mit Raumbezug

Bei Einführung oder Ablösung eines Geografischen Informationssystemes (GIS) ist es empfehlenswert, die historisch gewachsene Vielfalt an unterschiedlichen Programmen und Datenbanken für raumbezogene Aufgaben quer durch die Verwaltung kritisch zu beleuchten. Je weniger zusammenpasst, desto größer sind die Probleme, Kosten und Einschränkungen bei der internen Kommunikation zwischen den Sachgebiete etc., mit denen Ihre Sachgebiete leben müssen.

Bei dieser Betrachtung geht es um möglichst viele Nutzer, die einen permanenten oder auch nur gelegentlichen Abfragebedarf aus Geobasisdaten wie ALKIS oder auch fächerübergreifend aus Katasterinformationen anderer Sachgebiete haben. Und um möglichst viele Zuständige für das Bearbeiten raumbezogener Kataster und raumbezogener Fachverfahren, um Beschäftigte im Außendienst mit Kontroll- und Erfassungsaufgaben, um die verschiedenen Leitungsebenen mit fachspezifischen oder fächerübergreifenden Controllingaufgaben bis hin zur Betrachtung raumbezogener Verwaltungsabläufe mit Einbeziehung der Öffentlichkeit (GeoPortal) und der GeoDatenInfrastruktur (GDI, INSPIRE).

Natürlich müssen dabei Prioritäten gesetzt werden. Was sind die wichtigsten „Baustellen“. Wer sind zugleich die motiviertesten BearbeiterInnen? Anlass kann ein neu einzuführendes Baumkataster sein oder die Vereinfachung haftungsrechtlicher Straßenkontrollen im Außendienst oder die Notwendigkeit der Bereitstellung digitaler Bauleitpläne in der GDI Ihres Bundeslandes oder, oder, oder. Aber man kann nicht alle Notwendigkeiten auf einen Schlag erkennen und lösen. Nur bei besonders günstigen datentechnischen und organisatorischen Voraussetzungen und wenn ein solches Vorhaben gemeinsam von den zuständigen Leitungsebenen und der Anwenderschaft gewollt und getragen wird, sind fächerübergreifende und nachhaltige Gesamtlösungen über einen relativ kurzen Zeitraum realisierbar. Wie so oft im Leben gilt auch hier: Mitnehmen statt überrumpeln. Wichtig ist die strategische Ausrichtung und Auswahl. Die sollte gut überlegt und auf lange Sicht tragfähig sein. Wer will schon immer wieder von vorne anfangen, weil immer wieder zu kurz gesprungen wird.

2 | Es besser machen: Geometriedaten & Sachdaten aller Lösungen in einer gemeinsamen Datenbank verbunden

Lassen Sie sich zur Entscheidungsvorbereitung Lösungssysteme für raumbezogene Aufgaben zeigen, die möglichst breit gefächert sind und die zugleich fachlich in die Tiefe der jeweiligen Aufgabenbereiche gehen. Für alle typischen kommunalen Sachgebiete mit raumbezogenen Aufgaben sollten Fachanwendungen mit Kartierung und Sachdatenerfassung in Einem (ohne nervige Programmwechsel) sowie mit fächerübegreifenden Auskunftsmöglichkeiten aus einem Guss zur Verfügung stehen. Die Fachdaten aller Lösungen (Grafikdaten und Sachdaten) sollten dabei in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert werden und sich barrierefrei untereinander verstehen.

3 | Wert legen auf langfristig gedeckelte Kosten für Lizenzen, Softwarepflege und Betreuung aller Anwender

Sowohl vom haushaltstechnischen als auch vom arbeitsorganisatorischen und datentechnischen Standpunkt aus sind Sie darüber hinaus gut beraten, wenn Sie sich für ein Lizenzmodell entscheiden, das keine Einschränkungen bezüglich der Anzahl der Nutzer kennt, freie Wahl aus dem gesamten Lösungespektrum des gesamten Programmsystems bietet, die operative telefonische Betreuung aller Nutzer beinhaltet und für all das die kurz- mittel- und langfristigen Lizenzkosten und auch die laufenden Kosten für Softwarepflege auf einem absolut erträglichen Niveau deckelt.

4 | Zuerst ohne Begrenzung der Nutzerzahl Geobasisdaten in Sachgebieten mit Bedarf an raumbezogenen Daten

Sind die vorgenannten Voraussetzungen gegeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie alles richtig machen.

Aktivieren Sie nun zuerst Lösungen, die (zum gedeckelten Preis) bis in den letzten Winkel Ihrer Verwaltung hinein und spielend einfach kombinierte Auskünfte aus sämtlichen Geobasidaten ermöglichen, also aus ALKIS (ALB mit ALB-Historie verbunden mit ALK und ALK-Historie), ATKIS-DLM, aus Digitalen Orthophotos DOP, WebAtlas-DE, Adressen etc. Außerdem wird von Anfang an das reibungsfreie Einbinden von Karten aus der GDI Ihres Bundeslandes per WMS-Abfragen lagerichtig kombinierbar zu den Geobasisdaten benötigt und sollte daher kein Problem sein. Mit Hilfe einer leistungsfähigen Benutzerverwaltung sollten Sie mit Blick auf personenbezogene Daten für jeden Nutzer bzw. jede Nutzergruppe Zugriffsrechte je nach Aufgaben und Befugnissen erteilen, einschränken oder entziehen können.

Gut sind Sie beraten, wenn Sie bei dieser Gelegenheit typische Fehlentwicklungen aus der Vergangenheit beheben bzw. sie für die Zukunft vermeiden. Ein Beispiel. Mit Blick auf das Einlesen, Laufendhalten und Verwenden von ALKIS-Daten der Landesvermessung ergibt es überhaupt keinen Sinn, zur ALB-Verarbeitung ein Sachdatenprogramm mit Datenbank A zu benutzen und zur ALK-Verarbeitung ein separates grafisches Programm mit Datenbank B. Denn dann müssen die neuen ALKIS-Daten, in denen ALB- und ALK-Daten bereits seitens der Landesvermessung wunderbar miteinander verbunden sind, in ALB- und ALK-Daten wieder aufgespalten, getrennt in 2 Programme eingelesen und anschließend wieder verbunden werden. Dazu werden dann 2 Schnittstellen benötigt: Erstens ALB-Strukturen (Eigentümerdaten u.a.)  aus den ALKIS-Daten herausfiltern und dann in die Datenbank A des ALB-Programmes einlesen. Zweitens ALK-Strukturen (Flurstücksgeometrien als Lageinformation) aus den ALKIS-Daten herausfiltern und dann in die Datenbank B des separaten ALK-Programmes einlesen. Hernach müssen beide Programme, das ALB-Programm und das ALK-Programm und deren Datenbanken A und B durch eine weitere Schnittstelle wieder miteinander verbunden werden. Hört sich nicht besonders zweckmäßig an? Ist es auch nicht.
Um Längen besser wird es wohl sein, alle von der Landesvermessung vorgefertigten Verbindungen innerhalb der ALKIS-Daten ohne Zusatzaufwand nachzunutzen, ALKIS-Lieferungen mit nur einer gemeinsamen NAS-Schnittstelle einzulesen und die Daten in nur ein gemeinsames ALKIS-Modul fließen läßt, in dem sofort und ohne weiteren Aufwand eine verbunden ALKIS-Auskunft (ALB und ALB-Historie verbunden mit ALK und ALK-Historie) allen berechtigten Anwendern quer durch die gesamte Verwaltung zur Verfügung steht.

Wenn Sie das alles berücksichtigen, dann haben Sie ein verwaltungsweites Informations- und Lösungsnetz aller Geobasisdaten, beliebiger Daten aus der GDI-DE und aller Schritt für Schritt hinzukommenden Fachlösungen und Geofachdaten aufgespannt zur barrierefreien Kommunikation Ihrer Sachgebiete. Dann ist praktisch „von Null auf Hundert“ ein riesiger Nutzen für alle Sachgebiete und für jeden Nutzer mit Bedarf an raumbezogenen Daten sofort praktisch erlebbar.

Das macht dann Lust auf mehr. Mehr und mehr Interessierte in Sachgebieten werden fragen: Was ist eigentlich mit meinen Fachdaten? Könnten die nicht auch da rein? Aber klar doch! Mitnehmen statt überrumpeln!

5 | Dann zielstrebig passfähige Lösungen aus einem Guss in den Sachgebieten einführen inklusive Datenmigration

Kombinieren Sie diesen Start mit ersten Fachanwendungen aus dem strategisch gewählten Programmsystem, die aus Sicht Ihrer Sachgebiete die höchsten Prioritäten haben. Ob nun Baumkataster, Straßenkataster, liegenschaftsrelevante Verfahren, Aufbau einer kleinräumigen Gliederung, Einführung mobiler Kontrollen offline mit handlichen Tablets oder was auch immer. Nun kommt es darauf an, bereits vorhandene Daten gemeinsam mit den Sachgebieten zu sichten, zu diskutieren und im notwendigen Umfang in das neue System zu migrieren. Diese Maßnahmen werden zusätzliches Geld kosten. Richten Sie Ihre Planungen darauf aus und lassen Sie sich nachvollziehbare Angebote von Ihrem sachkundigen und in Migrationsbelangen erfahrenen Anbieter vorlegen. Die Ergebnisqualität von Datenübernahmen sind für die betreffenden BearbeiterInnen immens wichtig. Diese wollen natürlich, dass ihre bisherigen Arbeitsergebnisse wertgeschätzt und nachgenutzt werden. Mitnehmen statt überrumpeln!

6 | Das aufgespannte Informations- und Kommunikationsnetz nahtlos immer weiter verbreitern und vertiefen

Wenn Sie die vorgenannten Hinweise in Ihre Überlegungen einbezogen und ein zukunfsfähiges System ausgewählt haben, wird mit jeder weiteren Lösung das einmal aufgespannte verwaltungsweite Informations- und Lösungsnetz für alle raumbezogenen Daten ganz einfach und nahtlos erweitert (zu gedeckelten Kosten für Lizenzen, Softwarepflege und Anwenderbetreuung).

Alle involvierten Sachgebiete können nun reibungsfrei von allen Geobasisdaten und über alle Sachgebietsgrenzen hinweg und zu jeder Zeit gegenseitig von ihren jeweiligen raumbezogenen Fachdaten ganz nach ihrem jeweiligen fachlichen Bedarf profitieren.

Kein Administrator und kein Anwender muss sich bei dieser Vorgehensweise mit Schnittstellen zwischen unterschiedlichen raumbezogenen Programmen herumschlagen. Statt dessen haben sie es bei einem mit Weitsicht gewählten Programmsystemes nur noch mit einer gemeinsamen Datenbank zu tun, in der die Fachdaten (Geometriedaten und Sachdaten) aller anfangs aktivierten und aller weiteren Schritt für Schritt zukünftig aktivierten Lösungen gespeichert und verbunden sind.

7 | Nicht nur an die Kernbereiche der Verwaltung denken

Denken Sie bei all dem nicht nur an die Kernbereiche Ihrer Verwaltung. Beziehen Sie in Ihre Überlegungen auch Bauhof, Außendienst, Abwasserbetrieb, Meisterbereiche u.ä. Belange und Struktureinheiten ein. Lassen Sie die ebenso wichtigen wie komplexen Kommunikationserfordernisse dieser Struktureinheiten untereinander und mit Sachgebieten der Kernverwaltung nicht außer Acht. Wenn Sie die oben genannten Ratschläge befolgen, wird es Ihnen gelingen, vielfältige Effizienzreserven zu erkennen und zu heben.

8 | Moderne Außenwirkung per GeoPortal erzielen plus Teil der GeoDatenInfrastruktur des Bundeslandes werden

Schlagen Sie den Bogen noch etwas weiter. Hin zur Öffentlichkeit und zur GeoDatenInfrastruktur GDI. Es lohnt sich allemal. Denken Sie dabei an eine zeitgemäße moderne Außenwirkung gegenüber Bürgern und Wirtschaft und werden Sie als Verwaltung zum Bestandteil der GDI Ihres Bundeslandes.

Von einem zukunftsfähigen GeoInformationSystem sollten Sie nicht weniger erwarten, als dass es einem zuständigen Sachgebiet mit wenigen Klicks gelingt, ausgewählte Daten aus Fachlösungen über ein systemeigenes (und daher nahtlos passfähiges) GeoPortal für die Besucher Ihrer kommunalen Webseiten zur Verfügung zu stellen.

Und nicht nur das. Daten aus Fachlösungen sollten über einen systemeigenen (und daher nahtlos passfähigen) GDI-Knoten direkt in der GeoDatenInfrastruktur GDI Ihres Bundeslandes nach den Vorgaben der INSPIRE-RL bereitgestellt werden können.

9 | Die strategischen Projektziele erreichen

Zum Erfüllen aller vorgenannten Anforderungen und Zielstellungen liegen Sie mit einer General-Lizenz unseres Geoinformationssystemes Gaja®Matrix (Interdisziplinäres GIS mit Vorgangsbearbeitung, mobilen Komponenten, GeoPortal und GDI-Knoten) auf der sicheren Seite.

Und das bei langfristig gedeckelten Kosten für Gaja®Matrix Lizenzen, Gaja®Matrix Softwarepflege und der Betreuung aller Gaja®Matrix Anwender verwaltungsweit.

Legen Sie Wert auf einfache Bedienung und große Lösungs­band­breite

Der Bedarf an GIS-Funktionalitäten und GeoDaten bei kommunalen Anwendern ist so vielfältig wie die Bandbreite an raumbezogenen Aufgaben.

Erwarten Sie also ein breites Spektrum an einfach bedienbaren Fachfunktionalitäten rund um ALKIS, Bauleitplanung, Baulücken, bei Dokumentation, Bewirtschaftung und mobiler Kontrolle der Straßen, Beleuchtung, Gewässer, Spielplätze und Abwassernetze bis hin zu Bäumen, Friedhöfen und Grünflächen, bei Themen wie verkehrsrechtlichen Anordnungen über Vorkaufsrechte bei Grundstückverkäufen bis hin zu komplexen Straßenausbaubeitragsmaßnahmen, zur Publikation ausgewählter Fachdaten per GeoPortal für die Besucher Ihrer Webseiten und zur INSPIRE-konformen Bereitstellung von Fachdaten in der GDI-DE. Und, und, und.

Jeder Anwender ist individuell

Die Gelegenheitsnutzer & Entscheider

Manche Anwender benötigen dabei nur gelegentlich ein Abfrageergebnis zu einem bestimmten Sachverhalt. Oder einen maßstäblichen Kartenausdruck z.B. aus der Kombination Liegenschaftskarte, Grünflächen, Abwassernetz und Straßenteilflächen. Oder vielleicht nur mal eine Eigentümerinformation oder sie brauchen schnell eine Antwort auf die Frage, in welchem Zustand sich der Gehweg an einer bestimmten Adresse befindet.

Die Vielfalt für den Bedarf an Auskünften quer über alle Fachthemen ist schier grenzenlos. Die Recherchemöglichkeiten des Geoinformationssystemes Ihrer Wahl sollten es auch sein.

Die Zuständigen & Poweruser

Andere Nutzer brauchen aufgrund ihrer Zuständigkeiten permanent Erfassungsfunktionen für fachlich korrekte Geometrien und Sachverhalte. Sei es z.B. beim Entwurf eines Bebauungsplanes, bei der Erfassung von Grünflächen, Bäumen, Grabstellen, Leuchtpunkten, Beitragsteilflächen oder beim Aufbau eines Straßenkatasters. Und das oftmals gleich in Verbindung mit operativen Vorgangsbearbeitungen von der Beitragssachbearbeitung über die Bearbeitung von Pachtverträgen oder Vorkaufsrechten, bis hin zum Erfassen von Störungen, dem Festlegen von Maßnahmen etc. pp.

Achten Sie im Interesse Ihrer Sachgebiete darauf, in jeder Fachanwendung Kartierung und Sachbearbeitung in Einem zur Verfügung zu haben. Dann ist die Bedienung einfach. Das ständige und lästige Hin und Her zwischen GIS-Funktionen und separaten numerischen Datenbankprogrammen zur Sachdatenbearbeitung sollte komplett entfallen, denn das ist viel komplizierter zu bedienen.

Die Außendienstler

Wieder andere sind operativ im Außendienst unterwegs z.B. bei der Baumschau oder den regelmäßigen Straßenkontrollen. Sie müssen alle Karten, Sachdaten sowie Auskunfts-, Kartier- und Erfassungsfunktionen dabei haben, die sie draussen benötigen. Und zwar besonders einfach zu bedienen, auch unter ständigem Zeitdruck und bei widrigen Witterungsverhältnissen.

Achten Sie darauf, dass diese Möglichkeiten sowohl offline zur Verfügung stehen (ohne Mobilfunkvertrag und falls Internet vor Ort nicht verfügbar ist) als auch online (falls Internet im gesamten Gebiet zur Verfügung steht und Mobilfunkverträge kein Problem darstellen).

Die GIS-Administratoren

Und schließlich der GIS-Administrator oder die GIS-Administratorin – an dieser Stelle gelegentlich auch ein hinzugezogener Dienstleister – als Herr bzw. Herrin über Zugriffsrechte, Updates und Datenmodelle.

Für diese Aufgaben sollte das Geoinformationssystem Ihrer Wahl vielfältige Funktionen zur bedarfsgerechten Individualisierung von Lösungen nach den Wünschen der Sachgebiete, zum eigenständigen Modellieren neuer individueller Kataster und daraus abgeleiteter individueller mobiler Lösungen bis hin zum Publizieren und Bereitstellen ausgewählter Daten aus hausintern genutzten GIS-Lösungen zum GeoPortal bzw. zur GeoDatenInfrastruktur (GDI) Ihres Bundeslandes zur Verfügung stellen.

Worauf es in der Praxis außerdem ankommt

Jeder Anwender eines Geoinformationssystemes ist so individuell wie seine Aufgaben. Aber immer kommt es darauf an, dass alle raumbezogenen Sachdaten und Grafikdaten allen Nutzern quer durch die Verwaltung je nach ihren Befugnissen und Aufgaben bedarfsgerecht zur Verfügung stehen.

  • Daten dürfen nicht versehentlich mehrfach vorhanden sein, nur dann können sie sich aufgrund unterschiedlicher Aktualitäten auch nicht widersprechen.
  • Kataster im GIS dürfen auch nicht lückenhaft sein, nur weil viele Erkenntnisse noch auf Papier vorliegen und nicht konsequent übernommen und in das GIS integriert werden.
  • Statt dessen sollten sich alle Nutzer darauf verlassen können, dass alle relevanten raumbezogenen Daten bei entsprechender Befugnis per GIS abrufbar sind und nicht an anderen Stellen zusammengesucht werden müssen. Dann wird das GIS Schritt für Schritt zur tragenden Säule für rechtssicheres Verwaltungshandeln.

Alle vorhandenen raumbezogenen Daten müssen daher mit hoher Intensität in das GIS eingestellt und ab dann im GIS von den jeweils Zuständigen fortlaufend aktuell gehalten werden. Selbstverständlich soll Ihr GIS gewährleisten, dass sich alle Daten spielend leicht miteinander kombinieren lassen. Und dass sie über alle Sachgebietsgrenzen hinweg allen Entscheidern, allen Zuständigen und allen Auskunftsuchenden absolut bedarfsgerecht zur Verfügung stehen.

  • Dazu sollte das Geoinformationssystem Ihrer Wahl fachgerechte Lösungen mit starken Funktionalitäten bieten, die Kartierung und Sachbearbeitung in einem Arbeitsgang ohne Programmwechsel ermöglichen und daher einfach zu bedienen sind.

Inseldaten in Inselprogrammen, separate GeoDaten auf Datenträgern in irgendwelchen Schubläden oder analoge Daten in Kartenschränken oder Karteikästen sind pures Gift für rechtssicheres Verwaltungshandeln und öffnen Tür und Tor für Fehler und Frust. Das sind ebenso ernst zu nehmende wie unnötige Quellen für Fehlentscheidungen, Fehleinschätzungen, Mittelverschwendung durch versehentliche Mehrfacherfassungen von Daten, Zeitverschwendung durch unnötiges Suchen nach Daten und, und, und.

Kurzum:

  • Alle Sachgebiete mit raumbezogenen Aufgaben müssen sich auf das GIS und die darin enthaltenen Daten verlassen können.
  • Keine Lücken, keine Widersprüche. Statt dessen interdisziplinäre Vielfalt und verlässliche Aktualität.
  • Das ist dann der Nährboden, auf dem die unbedingt notwendige Akzeptanz aller involvierten Sachgebiete gegenüber dem GIS und den darin enthaltenen Daten und Funktionen stetig wächst.
  • Wenn das Ganze dann noch richtig einfach zu bedienen ist, fällt die Nutzung allen Anwendern leicht. Die Freude an der Arbeit steigt, weil der Nutzen des GIS für jeden einzelnen Nutzer deutlich wird. Dann stellt sich der gewünschte Erfolg Ihres GIS-Projektes ein.

Ihre Suche hat ein Ende: Gaja®Matrix

  • Interdisziplinäres Geoinformationssystem (GIS)
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Wenn Sie an einer Gesamtlösung und an einer langfristigen GIS-Partnerschaft im oben beschriebenen Sinne interessiert sind, dann sind Sie bei uns genau richtig. Wir finden gemeinsam mit Ihnen einen Weg, Ihr Anliegen zu realisieren.

Durch unsere zentrale Lage mitten im Land erreichen wir jeden Anwenderstandort bundesweit in kurzer Zeit für das persönliche Gespräch, um Arbeitstreffen mit Sachgebieten abzuhalten oder um Präsentationen durchzuführen. Und was die operative Betreuung unserer Anwender während ihrer täglichen Arbeit mit Gaja®Matrix betrifft: Da sind wir bei Bedarf sofort für Sie da. Meist genügt eine telefonische Nachfrage, um einen Sachverhalt zu klären. Oder eine gemeinsame TeamViewer-Sitzung schafft unmittelbar Klarheit. Wie auch immer – Wir unterstützen Sie gern!

Schicken Sie uns noch heute eine Nachricht.
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Vereinbaren Sie einen Termin mit uns und lassen Sie sich von Gaja®Matrix überzeugen!

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