Jetzt Anfrage stellen

Dann können wir gemeinsam auf Ihre Ausgangssituation, Ihre Prioritäten, Ziele und Wünsche eingehen.

Auftragsmanagement | Auftragspipeline | Einzelaufträge | Daueraufträge | Organisation Abarbeitung | Bauhof | GIS | Software | Gaja®Matrix | Gingko.Systeme

Auftragsmanagement Bauhof mit GIS-Software | Vernetzung mit zuständigen Sachgebieten im Rathaus

Überblick

Der Arbeitsalltag im Bauhof ist von komplexer Natur. Er ist stark geprägt von wiederkehrender Auftragsroutine, unplanbaren operativen Arbeitsanforderungen, vielfältigen abzuarbeitenden Einzelaufträgen aus unterschiedlichsten Quellen und Anlässen, von unkalkulierbaren personellen und technischen Umständen sowie von rasch wechselnden witterungsbedingten Einflüssen.

Stichwort ist Digitalisierung, aber mit praxisgerechtem Augenmaß und so, dass alle Involvierten von der Bauhofleitung über Katasterverantwortliche in den Sachgebieten des Rathauses bis hin zu allen Angehörigen der Teams, Kolonnen und Trupps  den Nutzen laufend erleben können und daher mitziehen wollen.

Mit dieser Lösung erreichen Sie die durchgehende Digitalisierung des gesamten Auftragsgeschehens. Zettelwirtschaft verschwindet vollständig, sinnlos vergeudete Zeit wird eingespart und statt dessen für einen erfüllenden Arbeitsalltag aller Beteiligten aufgewendet.

Gingko.Systeme GmbH ist der Entwickler von Gaja®Matrix und erfahrener Zukunftspartner für Kommunen in ganz Deutschland bei der Digitalisierung und Optimierung von Fachkatastern und von Verwaltungsabläufen mit Raumbezug.

Als General-Auftragnehmer bieten wir rund um Gaja®Matrix individuelle Schulungen, IT- und Geoinformatik-Dienstleistungen sowie Langzeit-Betreuung aus einer Hand.

Jetzt Anfrage stellen

Der Digitalisierungs-Booster für Ihre Kommune:
Gaja®Matrix General-Lizenz
Überragende und nachhaltige Wirtschaftlichkeit durch
gedeckelte Softwarekosten (Lizenzkosten inklusive Softwarepflege und Hotline)
für beliebig viele Lösungen aus unserem gesamten Lösungsportfolio,
die Ihre Kommune aktuell und in Zukunft benötigen wird.
Ohne Begrenzung der Nutzerzahl für Ihren gesamten Standort.

Ausgewählte Funktionsbereiche

  • Erstellen und Verwalten Vorgangssystematik
    • z.B. Reparatur-, Instandsetzungs-, Unterhaltungsarbeiten, Grünanlagenpflege, Baumverschnitt, Reinigungsarbeiten, Kontrollfahrten, Unterhaltung Straßenbeleuchtung, Erdarbeiten, Wässern etc. pp.
  • Definition und Erstellen von Daueraufträgen (Buchungsaufträgen) gültig z.B. für 1 Jahr mit Vorgängen, Kostenstellen, Produkten für wiederkehrende Aufgaben
    • z.B. Gemeindestraßen Ortsteil X, Stadtpark X, Spielplatz X, Bäume Straße X, Friedhof X etc. pp.
  • optional Aufträge kartieren, damit sie im Zielgebiet GPS-gestützt zum Auswählen aufgelistet werden können
  • Digitale Arbeitsorganisation laufender Routinearbeiten (z.B. Grünpflege):
    • Dauerauftrag passend zur konkreten Arbeitsanforderung wählen, Team festlegen, Arbeitsauftrag mit Dauerauftrag (Buchungsauftrag) in Verbindung bringen, Bearbeitung veranlassen
  • Digitale Arbeitsorganisation von Aufträgen aus Kontrollen der Außendienste (z.B. Straßenschaden):
    • In zuständigem Sachgebiet Auftrag erstellen, Arbeitsblatt erzeugen, Dauerauftrag zuweisen, In Auftragspipeline geben, Im Bauhof Bearbeitung veranlassen
    • alle Involvierten können grafische Darstellungsvarianten zur Darstellung der Schäden und zur Verfolgung des Bearbeitungsstatus nutzen
  • Digitale Arbeitsorganisation von Aufträgen aus Einzelanforderungen beliebiger Sachgebiete im Rathaus (z.B. Weihnachtsbude aufstellen):
    • Im zuständigen Sachgebiet Auftrag erstellen, Dauerauftrag zuweisen, In Auftragspipeline geben, Im Bauhof Bearbeitung veranlassen
  • Digitale Arbeitsorganisation von Aufträgen aus Einzelanforderungen beliebiger Sachgebiete im Rathaus für Drittfirmen:
    • Im zuständigen Sachgebiet Auftrag erstellen, Arbeitsblatt erzeugen, Bearbeitung veranlassen per eMail
  • Operative Erfassung und Bearbeitung von Schäden / Problemen ohne planbare Vorgaben und ohne geplante Touren und Themen
    • siehe Fachlösung Operative Schadenserfassung (+ mobil)
  • Kalenderfunktionen
  • Umfangreiches Analyse- und Berichtswesen

Mobile Komponente

  • Personen- oder Team-Anmeldung auf Tablett
  • Arbeitsaufträge und zugeordnete Daueraufträge (Buchungsaufträge) werden geladen

Lizenz-Besonderheiten

  • Lizenz-Typ: Standort-Lizenz
    • Nutzungsrecht für beliebig viele stationäre PC-Arbeitsplätze am gesamten Standort
    • Nutzungsrecht zur Kartierung, Fortführung und Sachbearbeitung für alle inhaltlich Verantwortlichen in zuständigen Sachgebieten
    • Nutzungsrecht zum Abruf freigegebener Informationen aus der Lösung für alle Auskunft-Berechtigten am gesamten Verwaltungsstandort
  • Lizenz-Typ mobile Komponente: Standort-Lizenz mobil
    • Nutzungsrecht für beliebig viele mobile Endgeräte am gesamten Standort
  • Lösung ist Bestandteil der Gaja®Matrix General-Lizenz

Weitere Lösungen zu "Bauhof"

  • Straßenkontrollen (+ mobil)

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollplanung im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Haltestellenkontrollen (+ mobil)

    Im Sinne der öffentlichen Teilhabe werden Haltestellen errichtet. Die Haltestellen sollen regelmäßig kontrolliert und ordnungsgemäß verfügbar gehalten werden. Diese Lösung dient als umfassendes Kontrollmanagement.

  • Ingenieurbauwerkskontrollen (+ mobil)

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollplanung im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Parkplatzkontrollen (+ mobil)

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollplanung im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Stadtmöbel Kontrollen (+ mobil)

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollplanung im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Radwegekontrollen (+ mobil)

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollplanung im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Löschwasser Kontrollen mobil

    Unterstützt den kompletten Arbeits- und Informationskreislauf: Kontrollerfordernisse im Innendienst, Schäden aufnehmen + Maßnahmen festlegen im Außendienst, Kontrollergebnisse visualisieren + Aufträge erstellen im Innendienst.

  • Winterdienst Tracking Touren (+ mobil)

    Touren stehen auf den Tablets in den Streu- und Räumfahrzeugen zum Befahren bereit. Absolvierte Strecken und durchgeführte Aktivitäten werden GPS-gestützt dokumentiert. Die Ergebnisse stehen für Analysen und Nachweise dauerhaft zur Verfügung.

  • Winterdienst Erfassung Handarbeiten (+ mobil)

    Zu räumende / zu reinigende Objekte / Bereiche sind selektierbar und werden als Arbeitsvorgaben auf die Tablets der Trupps geladen. Durchgeführte Arbeiten werden vor Ort dokumentiert. Ergebnisse stehen für Analysen und Nachweise dauerhaft zur Verfügung.

  • Operative Schadenserfassung (+ mobil)

    Manche Kontrollen lassen sich nicht planen. Mit dieser Lösung können im Außendienst zufällig entdeckte Ereignisse und Schäden operativ aufgenommen werden. Die Ergebnisse fließen im Innendienst in die normalen Arbeitskreisläufe ein.

  • Tierfallenkontrolle (+ mobil)

    Zur öffentlichen Gesundheitsvorsorge werden Rattenfallen aufgestellt. Die Fallen müssen mindestens täglich kontrolliert werden. Diese Lösung dient als umfassendes Kontrollmanagement.

  • Stammdaten / Betriebsdaten

    Verwalten von Daten zu Personal, Arbeitszeitmodellen, Teams, Geräten, Maschinen, Fahrzeugen. Systematiken für Kostenstellen und Produkte. Anlegen und Verwalten der Daueraufträge / Buchungsaufträge mit Vorgängen / Kostenstellen.

  • Leistungserfassung (+ mobil)

    Arbeitsaufträge sind mit digitalen Daueraufträgen verknüpft. Teams arbeiten Aufträge ab, Vor Ort werden zu erledigten Positionen Arbeitszeiten, Geräte- u. Fahrzeugzeiten erfasst. Im Hintergrund diverse Berechnungen, Auswertungen, Berichte.

  • Baumkontrollen (+ mobil)

    Kontrollvorbereitung im Innendienst. Turnusmäßige Durchführung der Baumkontrollen im Außendienst mit Festlegung von Maßnahmen. Kontrollnachbearbeitung und Auftragserstellung im Innendienst. Diverse Analysen und Berichte.

  • Spielplatzkontrollen (+ mobil)

    Kontrollplanung im Innendienst. Durchführung der Spielplatzkontrollen im Außendienst, Schäden dokumentieren, Maßnahmen festlegen / erledigen. Nachbearbeitung und Auftragserstellung im Innendienst. Diverse Analysen und Berichte.

  • Grünflächenkontrollen (+ mobil)

    Kontrollplanung im Innendienst. Durchführung der Grünflächenschau im Außendienst, Probleme dokumentieren, Maßnahmen festlegen / erledigen. Nachbearbeitung und Auftragserstellung im Innendienst. Diverse Analysen und Berichte.

  • Gewässerkontrollen (+ mobil)

    Kontrollplanung im Innendienst. Durchführung der Gewässerkontrollen im Außendienst, Probleme dokumentieren, Maßnahmen festlegen. Nachbearbeitung und Auftragserstellung im Innendienst. Diverse Analysen und Berichte.

  • Friedhofskontrollen (+ mobil)

    Kontrollvorbereitung im Innendienst. Durchführung der Friedhofskontrollen im Außendienst, Probleme dokumentieren, Maßnahmen festlegen. Nachbearbeitung und Auftragserstellung im Innendienst. Analysen und Berichte.