Hausmeister | Objektmanager | Objektbezogene Kontrollen planen | Zustandskontrollen mobil | Kontrollergebnisse nachbereiten | Gaja®Matrix | Gingko.Systeme

Überblick

Das System verbindet die zuständige Fachabteilung im Rathaus mit Objektmanagern, Hausmeistern und Bauhof. Ermöglicht wird eine effiziente Erfassung und Dokumentation von Mängeln und Instandhaltungserfordernissen.

Im Innendienst werden frei definierbare Kontrollbedarfe, Kontrolltouren und Kontrollturnusse festgelegt. Daraus basierend werden fällige und überfällige Kontrollen für Kontrollgänge bzw. den Außendienst automatisch herausgefiltert. Durchgeführte Kontrollen werden dokumentiert inklusive der Kontrollhistorie. Kontrollerfordernisse und Kontrollergebnisse werden auf der Organisationskarte visualisiert und können als Berichte ausgegeben werden. Maßnahmen können gleich vor Ort festgelegt werden.

Im Zusammenwirken mit dem Auftragsmanagement werden daraus Arbeitsanforderungen erstellt und nach deren Erledigung erfolgt eine Dokumentation und Rückmeldung. Der resultierende Aufwand wiederum wird mit Hilfe der Lösung Zeit- und Tätigkeitenerfassung aufgenommen, ausgewertet und verbucht.

Die mobilen Kontrollen der Gebäude und Anlagen im Außendienst und Innendienst werden mit handlichen, wettertauglichen und kostengünstigen Android-Tablets durchgeführt, je nach technischen Gegebenheiten online oder offline. Dazu  können  fällige Touren grafisch selektiert werden. Probleme werden vor Ort ganz einfach kartiert, Maßnahmen und Zuständigkeiten festgelegt. Bereits aufgenommene, jedoch noch nicht behobene Probleme werden farbig angezeigt und können fortgeschrieben werden.

Ausgewählte Funktionsbereiche

• Gebäudekontrollen im Außendienst (nur für Zuständige)

  • Übernahme der Kontrollrouten und Kontrollintervalle aus dem Kontrollmanagement
  • Einordnung der Kontrollvorgaben in die operativen Arbeitsabläufe z.B. des Bauhofes, des Hausmeisters, des Objektmanagers
  • Mobile Durchführung der geplanten Kontrollen
  • Kartierung von Schäden und Mängeln
  • Festlegung von Maßnahmen vor Ort
  • Visualisierung und Berichterstellung (zu Routen, Intervallen, Stand der Durchführung, Ort und Art der erkannten Schäden u.a.)
  • Automatische Fortschreibung der Kontrollplanung
  • Rückmeldungen an das Auftragsmanagement der zuständigen Fachabteilung im Rathaus und an den Innendienst im Bauhof

• Fortführungen des Gebäudekatasters im Außendienst (nur für Zuständige)

  • Ergänzende Kartierungen / Korrekturen von Objekten, Flächen, Teilflächen
  • Ergänzende Erfassungen / Änderungen von Sachdateneinträgen

• Auskünfte aus dem Gebäudekataster im Außendienst

  • Diverse Suchfunktionen
  • Diverse Filterfunktionen
  • Anzeige der gesuchten Sachverhalte / Örtlichkeiten (Graphiken, Karten, Sachdaten, Mengen, Zustände, Listen, Reports etc.)

Lizenz-Besonderheiten

• Lizenz-Typ Standort-Lizenz mobil
  • Nutzungsrecht für beliebig viele mobile Endgeräte am gesamten Standort
• Lösung ist Bestandteil der Gaja^®Matrix General-Lizenz