Dokumente | Dokumente geokodieren | Dokumentenkarte | Dokumentenmanagementsystem | grafisches DMS | Gaja®Matrix | Gingko.Systeme

Überblick

Anders als mit klassischen Dokumentenmanagementsystemen können in Gaja^®Matrix Fotos und Dokumente beliebigen Örtlichkeiten und Objekten zugeordnet und geokodiert gespeichert werden.

Über eine zuschaltbare Dokumentenfachkarte haben nun alle Sachgebiete einen visuellen Überblick über vorhandene Dokumente und bei Befugnis auch die Möglichkeit zum Lesen und Ändern.

So wird das Vorhandensein von Dokumenten z.B. zu Flurstücken, zu Grünflächen, zu Straßenabschnitten, Grabstellen oder Leuchten etc. bereits optisch an Symbolen erkennbar. Die Gefahr, dass Dokumente übersehen werden können, ist damit weitestgehend gebannt.

Wurden einem Objekt viele Dokumente zugeordnet, so verwandelt sich das Dokumentensymbol zum Ordnersymbol. Die Dokumentensymbolik wandelt sich auch in Abhängigkeit vom Darstellungsmaßstab (Generalisierung). In Dokumentenordnern können sich wenige oder hunderte Dokumente befinden.

Der Zugang zum eigentlichen Dokument erfolgt durch Anklicken der Symbole, falls dem jeweiligen Gaja^®Matrix-Nutzer Dokumenten-Lese- oder Schreibrechte erteilt wurden, . Die Recherche nach Dokumenten kann natürlich auch auf klassischem Weg erfolgen, also über Namen, Stichworte und andere Metadaten.

Damit ist die grafische Dokumentenverwaltung ein wichtiger Beitrag zu deutlich mehr Überblick und Rechtssicherheit.

Zur Kopplung mit vorhandenen DMS von Drittherstellern steht die standardisierte und administrativ konfigurierbare CMIS-Schnittstelle zur Verfügung.

Ausgewählte Funktionsbereiche

• Dokumente den jeweiligen Objekten zuordnen (z.B. Flurstücke, Bäume, Grünflächen, Leuchten, Haltungen, Schäden usw.)
• Freie Platzierung von Dokumenten und von Dokumenten-Links auch ohne Objektzuordnung
• Metadaten, Kategorien und Schlagworte zu Dokumenten eingeben und verwalten
• Massenzuordnung erzeugter Dokumente zu Objekten (z.B. Beitragsbescheide zu Flurstücken)
• Festlegung von Lese- und Schreibrechten zu Dokumenten
• Dokumente aus Dokumentenfachkarte heraus aufrufen
• Freigegebene Dokumente lesen/bearbeiten
• Dokumentenkarte zuschalten und Dokumentenverteilung einsehen
• Filterung der dargestellten Dokumentenanzahl über Kategorie und Schlagwort
• Klick & Info: Anzeige grundlegender Informationen (Metadaten) zu Dokumenten
• Anzeige von Dokumenten, Fotos etc., die (durch inhaltlich Zuständige) zum Ansehen für alle  freigegeben wurden
• In Abhängigkeit vom Kartenmaßstab Generalisierung der Ansicht von Einzeldokumenten zu Dokumentenordnern und umgekehrt

Lizenz-Besonderheiten

• Lizenz-Typ: Standort-Lizenz
  • Nutzungsrecht für beliebig viele stationäre PC-Arbeitsplätze am gesamten Standort
  • Nutzungsrecht zur Kartierung, Fortführung und Sachbearbeitung für alle inhaltlich Verantwortlichen in zuständigen Sachgebieten
  • Nutzungsrecht zum Abruf freigegebener Informationen aus der Lösung für alle Auskunft-Berechtigten am gesamten Verwaltungsstandort
• Lösung ist Bestandteil der Gaja^®Matrix General-Lizenz